SADA ESPECIALISTAS S.A.S., con sede en Cali (Valle del Cauca), en la Carrera 100 # 14-40, Piso 3, donde opera Jade Medical Center – Clínica de Cirugía Maxilofacial, es responsable del tratamiento de datos personales y asume el compromiso ético y legal de proteger la privacidad, reserva y confidencialidad de la información de cada uno de sus pacientes y usuarios, garantizando el derecho constitucional de Hábeas Data en Colombia.

Para ello implementamos protocolos de seguridad técnica, humana y administrativa orientados a evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso indebido o acceso no autorizado a sus datos y registros clínicos.

1. Identificación del responsable y canales de contacto

2. Marco legal

Esta política se elabora en cumplimiento de:

• La Constitución Política de Colombia, artículos 15 (derecho a la intimidad y al hábeas data) y 20 (derecho a la información).
• La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• El Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulo 25).
• La Ley 23 de 1981 (Ética Médica) y la normativa del Ministerio de Salud y Protección Social sobre la historia clínica, en particular la Resolución 1995 de 1999 y la Resolución 839 de 2017.
• Las demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos personales en Colombia.

3. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los datos relativos a la salud, la vida sexual o los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. En este caso, SADA ESPECIALISTAS S.A.S.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: tratamiento de datos que implica su comunicación a un encargado, dentro o fuera de Colombia, por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento.

4. Principios del tratamiento

En el tratamiento de los datos personales aplicamos los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, conforme al artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. Solo recolectamos los datos necesarios para las finalidades informadas y los usamos únicamente para esos fines.

5. Datos personales que tratamos

• Datos de identificación y contacto: nombre completo, documento de identidad, fecha de nacimiento, teléfono, WhatsApp, correo electrónico y dirección.
• Datos del formulario del sitio web: nombre completo, teléfono de contacto y procedimiento de interés.
• Datos de salud (sensibles): antecedentes médicos, historia clínica, diagnósticos, planes de tratamiento, seguimiento pre y postquirúrgico, consentimientos informados y registros fotográficos clínicos.
• Datos administrativos y de facturación: información necesaria para facturación electrónica, validación de pagos y trámites contables.
• Datos de navegación: dirección IP, tipo de navegador y datos de uso del sitio obtenidos mediante cookies (ver nuestra Política de Cookies).

6. Datos sensibles (salud) y reserva médica

Tratamos los datos de salud, antecedentes médicos e historia clínica bajo estricto secreto profesional y reserva médica. Dichos datos se conservan en plataformas y archivos seguros, restringidos exclusivamente al personal médico y asistencial autorizado para su valoración, diagnóstico, tratamiento y seguimiento postoperatorio o estético.

Por tratarse de datos sensibles, usted no está obligado a autorizar su tratamiento ni a responder las preguntas que se le formulen sobre ellos, salvo cuando sean indispensables para su atención en salud o exista una obligación legal. Le informaremos de manera explícita qué datos son sensibles y para qué finalidad se solicitan.

Cualquier uso de registros fotográficos o testimoniales con fines no clínicos (por ejemplo, publicidad, redes sociales o página web) requerirá siempre su autorización expresa previa y por escrito.

7. Niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se realiza solo cuando responde y respeta su interés superior y asegura el respeto de sus derechos fundamentales. La autorización debe ser otorgada por su representante legal, y se tendrá en cuenta la opinión del menor según su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

8. Finalidades del tratamiento

Los datos recopilados podrán ser utilizados para los siguientes propósitos:

• Atención y cuidado del paciente: apertura, administración y custodia de la historia clínica; formulación de planes de tratamiento; seguimiento pre y postquirúrgico; y recordatorios de citas o controles médicos por canales directos (WhatsApp, llamada o correo).
• Mejora del servicio y experiencia: atender de manera oportuna y personalizada inquietudes, valoraciones y requerimientos de atención de nuestros pacientes.
• Fines administrativos y de facturación: emisión de facturación electrónica, trámites contables, validación de pagos y gestión administrativa interna.
• Comunicaciones de interés: enviar información sobre nuevos procedimientos, recomendaciones de salud, cuidados dermatológicos/estéticos y novedades del centro (siempre que cuente con su consentimiento).
• Atención de solicitudes recibidas por el sitio web: contactarlo para responder su solicitud de información o de valoración sobre un procedimiento.
• Cumplimiento legal: dar cumplimiento a las obligaciones impuestas por la normativa sanitaria colombiana y a los requerimientos de autoridades judiciales, de salud o de vigilancia y control.

9. Autorización del titular

El tratamiento de sus datos requiere su autorización previa, expresa e informada, que podemos obtener por escrito (por ejemplo, mediante nuestros formatos de ingreso y consentimiento informado), de forma verbal o por medios electrónicos, como la casilla de autorización incluida en el formulario de contacto de este sitio web. Conservamos prueba de la autorización otorgada.

No se requiere autorización cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el registro civil, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Usted puede revocar su autorización en cualquier momento, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminar su información.

10. Derechos del titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted como titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable o encargado del tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe su exigencia.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

11. Procedimiento para consultas, reclamos y ejercicio de derechos

Para conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de sus datos, o para revocar su autorización, puede dirigir una comunicación formal a través de nuestros canales oficiales:

• Correo electrónico: [email protected]
• Teléfono / WhatsApp: +57 333 2810000
• Presencialmente: Carrera 100 # 14-40, Piso 3, Cali, Valle del Cauca.

Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no es posible atenderla en ese plazo, le informaremos los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Cuando considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo que contenga: (i) su identificación, (ii) la descripción de los hechos, (iii) su dirección o medio de contacto y (iv) los documentos que quiera hacer valer.

• Si el reclamo está incompleto, lo requeriremos dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si no somos competentes para resolverlo, lo trasladaremos a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles y se lo informaremos.
• Una vez recibido el reclamo completo, incluiremos en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles.
• El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, le informaremos los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Requisito de procedibilidad: el titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SADA ESPECIALISTAS S.A.S.

12. Supresión de datos y conservación de la historia clínica

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales aplicables.

Nota: la solicitud de supresión de datos no procederá sobre la historia clínica cuando exista el deber legal de conservarla conforme a la normativa vigente del Ministerio de Salud y Protección Social. De acuerdo con la Resolución 839 de 2017, la historia clínica debe conservarse por un mínimo de veinte (20) años contados desde la fecha de la última atención.

13. Seguridad de la información

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para brindar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a la información clínica está restringido al personal médico y asistencial autorizado, que está obligado a guardar reserva y confidencialidad incluso después de terminada su relación con la institución.

14. Transmisión y transferencia de datos

No vendemos ni alquilamos sus datos personales. Podremos transmitirlos a encargados que prestan servicios a SADA ESPECIALISTAS S.A.S. (por ejemplo, proveedores de alojamiento web, correo electrónico, mensajería, facturación electrónica o plataformas de gestión de citas), quienes solo podrán usarlos para las finalidades indicadas, bajo deberes de confidencialidad y seguridad.

Podremos suministrar información a entidades del sistema de salud, aseguradoras o autoridades cuando la ley lo exija o usted lo autorice. Si algún proveedor se encuentra fuera de Colombia, exigiremos un nivel adecuado de protección de datos o obtendremos su autorización, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Cuando la normativa lo exija, las bases de datos del responsable se registran en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

15. Vigencia, modificaciones y documentos relacionados

Esta política rige desde el 17 de octubre de 2026 y estará vigente mientras SADA ESPECIALISTAS S.A.S. realice tratamiento de datos personales. Cualquier modificación sustancial será publicada en este sitio web y, cuando corresponda, comunicada a los titulares.

Documentos relacionados:

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